La FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN ALFONSO, institución de educación superior, de carácter privado, de utilidad común, sin ánimo de lucro, con personería jurídica reconocida mediante resolución 3296 del 7 de diciembre del 2000, del Ministerio de Educación Nacional, que en adelante se denominará LA FUNDACIÓN, en cumplimiento de la normatividad vigente, adopta su política de tratamiento de la información.

MARCO LEGAL Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

DEFINICIONES Se presenta una serie de definiciones que servirán de guía para la interpretación y aplicación de la presente política de tratamiento de datos:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero legalmente reconocido).

DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: Son los que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

DATOS INDISPENSABLES: Son los datos personales de los titulares, imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

DATOS OPCIONALES: Son aquellos que la FUNDACIÓN requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, docencia, extensión, bienestar, aseguramientos de ley, ofertas laborales, etc.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma, en asocio con otros y/o en cumplimiento de un deber legal o contractual, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma, en asocio con otros y/o en cumplimiento de un deber legal o contractual, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado, por cuenta del responsable. PRINCIPIOS En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Constitución Política, la ley y las demás disposiciones que las desarrollen.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. En lo correspondiente a la recolección de datos personales, LA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN ALFONSO se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; las Vicerrectorías, Secretarías, Direcciones y demás Unidades y funcionarios o terceros autorizados, deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve o sustituya el consentimiento.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución y la ley. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley para este efecto. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por la FUNDACIÓN, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: La FUNDACIÓN está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN El Titular de los datos personales objeto de Tratamiento tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la FUNDACIÓN en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la FUNDACIÓN salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización). c) Ser informado por la FUNDACIÓN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Si esta REVOCATORIA se formula respecto de DATOS INDISPENSABLES, se entiende que quien emite tal revocatoria da por terminada su relación con la FUNDACIÓN. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. Todo Responsable y Encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. La familia, la sociedad y la FUNDACIÓN deben velar porque los responsables y encargados del Tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

DEBERES DE LA FUNDACIÓN COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Son deberes de la FUNDACIÓN cuando actúa como responsable del tratamiento de datos personales, los siguientes: a) Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando oportunamente al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar y responder las consultas y reclamos formulados. k) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación en legal forma y no haya finalizado el trámite respectivo. l) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier autoridad competente, sobre el tema en particular.

EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y, de acuerdo con la normatividad vigente, es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, la FUNDACIÓN aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Constitución y en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR La FUNDACIÓN, en los términos dispuestos en la Ley, generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.sanalfonso.edu.co

EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos: a) Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas: a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la FUNDACIÓN. b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad en legal forma. c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento en legal forma. d) Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas legalmente para representarlos, de lo cual aportarán a la FUNDACIÓN la prueba idónea.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. El tratamiento para los datos personales indispensables de estudiantes, docentes, trabajadores y/o contratistas o egresados estará enmarcado en el orden constitucional y legal y en virtud de la condición de la FUNDACIÓN como Institución de Educación Superior, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión. Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: a) Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. La FUNDACIÓN velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas: a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales. b) A las entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. La FUNDACIÓN, como persona jurídica, es responsable del tratamiento de datos de que trata esta normatividad. El Rector, como Representante Legal de la misma, es responsable del tratamiento de datos, no obstante lo cual, cada unidad que por sus funciones maneje información o datos de los que trata esta providencia, asumirá sus propias responsabilidades y protocolos de seguridad, de acuerdo con las indicaciones institucionales o de Ley. La consulta de los datos personales será realizada en cada una de las unidades en las cuales se almacenen los datos de cada persona, previo el cumplimiento de los requisitos que se han establecido en esta norma. Las peticiones, reclamos o comunicaciones similares, serán dirigidas a la Secretaría General de la Institución, que las atenderá en los términos de Ley, y con el apoyo de la Asesoría Jurídica, cuando fuere necesario. La Oficina Asesora de Planeación Institucional dispondrá lo necesario para implementar los instrumentos necesarios para el oportuno cumplimiento de las disposiciones contempladas en esta normatividad.